INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI PER LA PARTECIPAZIONE AD EVENTI
Eurotraining S.r.l. (di seguito il “Titolare”), in qualità di Titolare del trattamento dei dati, ai sensi degli articoli 13-14 del Regolamento UE n. 679/2016 – Regolamento generale sulla protezione dei dati (di seguito, il “GDPR”), e successive modifiche e integrazioni, raccoglie e successivamente tratta i dati personali dei partecipanti (di seguito l’”interessato”) – anche in qualità̀ di relatori, docenti o discenti – al congresso e/o altri eventi di carattere scientifico, formativo o di altro genere (di seguito, “l’Evento”), tenuto anche virtualmente.
1. Categorie di dati personali
I dati personali trattati dal Titolare sono raccolti direttamente e liberamente forniti dagli Interessati.
Queste informazioni riguardano dati personali (es. dati anagrafici, dati di contatto, numeri di telefono, indirizzi di posta elettronica), dati professionali (professione svolta, ruolo aziendale, iscrizioni ad albi, associazioni, ecc.). Possono essere raccolte ed elaborate immagini fotografiche e video con l’intento di raffigurare l’Evento stesso e le attività condotte e non la singola persona. Infatti, nell’eventualità di riprese audio/video e fotografie di soggetti in primo piano sarà richiesto il consenso e liberatoria all’uso.
2. Organizzazione e lo svolgimento di analoghe iniziative
I dati personali degli Interessati, forniti mediante la compilazione del form di registrazione all’evento, sono trattati per le seguenti finalità:
iscrizione e partecipazione all’Evento;
adempimenti fiscali, amministrativi e contabili strettamente connessi alla suddetta partecipazione;
esecuzione di specifici compiti previsti da leggi, regolamenti o norme comunitarie;
distribuzione gratuita della documentazione relativa all’Evento;
invio di comunicazioni e/o documentazione da parte di Eurotraining S.r.l. per aggiornare l’Interessato su futuri Eventi, promossi dalla scrivente organizzazione, nell’ambito della stessa area di interesse, sia attraverso strumenti automatizzati (ad esempio, newsletter, posta elettronica, sms, mms, chiamate senza operatore, ecc.) e mediante modalità di contatto tradizionali (posta cartacea e/o chiamate dirette tramite operatore);
per la sicurezza delle reti (cyber security), l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria e stragiudiziale (per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare art. 6, comma 1, lett. f) del GDPR) della scrivente organizzazione.
Finalità funzionale all’attività per le quali l’interessato ha diritto di prestare o meno il consenso:
comunicazione, previo consenso, dei dati personali e di contatto a aziende sponsor per finalità promozionali e di marketing.
Il trattamento dei dati personali è eseguito, sotto l’autorità del Titolare, da soggetti appositamente designati, autorizzati ed istruiti al trattamento di cui all’art. 2-quaterdecies del D.lgs. n. 196 del 30 giugno 2003, come modificato dal D.lgs. n. 101 del 10 agosto 2018 (di seguito la “Legge sulla Privacy”) e di cui agli articoli 29 del GDPR, mediante strumenti manuali, automatizzati o telematici, con logiche strettamente connesse alle finalità e comunque in modo tale da garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali.
3. Base giuridica del trattamento, conseguenze del rifiuto e consenso dell’interessato
Con riferimento alle finalità di cui alle lettere a), b), c) e d), il conferimento dei dati personali è facoltativo ma obbligatorio per la partecipazione all’Evento. Nel caso in cui gli Interessati non comunichino i propri dati essenziali e non consentano il trattamento dei dati, non sarà possibile procedere al completamento e all’esecuzione dei servizi proposti e dar seguito agli obblighi contrattuali intrapresi, con conseguente pregiudizio per il corretto assolvimento degli obblighi relativi alla gestione amministrativa, contabile e fiscale. Pertanto, la base giuridica del relativo trattamento dei dati è la piena partecipazione all’Evento di cui all’art. 6, comma 1, lett. b) del GDPR.
Per tutti i dati non essenziali il conferimento è facoltativo.
Per ulteriori finalità è richiesto il consenso, ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. a). Il mancato consenso comporterà l’impossibilità di coinvolgere l’Interessato in futuri progetti, iniziative ed eventi nella stessa area di interesse.
4. Periodo di conservazione
I dati personali saranno conservati, in generale, fintanto che persistono le finalità del trattamento. Saranno conservati per tutta la durata dell’Evento e, successivamente alla sua conclusione, per le ulteriori finalità per le quali l’Interessato ha prestato il proprio consenso.
In ogni caso il trattamento dei dati non durerà oltre 5 anni dalla data di fornitura del servizio di aggiornamento da parte del Titolare, fermo restando che l’interessato non ne abbia chiesto prima la cancellazione. Fermo restando quanto precede, il Titolare può conservare alcuni dati personali dell’interessato anche dopo la cessazione del trattamento, esclusivamente per gli ambiti di difesa o tutela dei suoi diritti, ovvero in quelli definiti dalla legge o per ordine di un’autorità giudiziaria. autorità o del governo, e fino alla fine del periodo di prescrizione legale (10 anni) purché il rapporto non si rinnovi nuovamente.
5. Trasferimenti extra EU
Il trattamento dei dati avverrà principalmente in Italia e nell’Unione Europea, salvo il trasferimento negli USA per l’utilizzo della piattaforma DROPBOX sulla base delle Clausole Contrattuali Standard approvate dall’Autorità di Controllo nel rispetto delle garanzie a favore degli Interessati.
6. Soggetti e categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati e contesto di comunicazione
In relazione alle finalità del trattamento dei dati sopra indicate, ed entro gli stretti limiti di pertinenza a tali finalità, i dati personali dell’Interessato potrebbero essere comunicati ai seguenti soggetti, ai fini dell’iscrizione e successiva partecipazione all’Evento:
ad Autorità fiscali e altre Autorità pubbliche, ove obbligatori per legge o su loro richiesta;
a istituti finanziari per l’esecuzione dei pagamenti relativi alla sottoscrizione;
alle strutture e/o società esterne di cui il Titolare si avvale per lo svolgimento delle attività connesse, strumentali o conseguenti all’iscrizione e alla successiva partecipazione all’Evento (quali servizi stampa, elaborazione dati e consulenze informatiche, attività promozionali di aziende partecipanti all’Evento, invio del programma dell’evento, prenotazioni alberghiere, ecc.);
a soggetti interni autorizzati e consulenti esterni in qualità di Responsabili del trattamento, che svolgono specifici compiti ed operazioni (es. per la gestione degli adempimenti fiscali);
al cliente e soggetti che partecipano all’Evento come sponsor o aziende partner ove presenti e quando consentito.
I soggetti di cui sopra, ai quali i dati personali dell’Interessato saranno o potranno essere comunicati (quando non designati Responsabili), tratteranno i dati personali in qualità Titolari del trattamento secondo il GDPR, in piena autonomia, essendo completamente separati dall’originale trattamento eseguito dal Titolare.
Senza il consenso alla comunicazione dei dati personali e ai relativi trattamenti, nei casi in cui è previsto dal GDPR, le operazioni che richiedono la comunicazione potrebbero non essere eseguite, con conseguenze note all’Interessato.
A richiesta è sempre disponibile presso la sede legale del Titolare l’elenco dettagliato e aggiornato di tali soggetti.
7. Minori di anni 14
Il servizio di registrazione online non contiene informazioni né funzionalità o servizi direttamente destinati a utenti di età inferiore a 14 anni. Si invitano, dunque, tutti gli utenti che non abbiano compiuto 14 anni a non comunicare in nessun caso i propri dati personali senza previa autorizzazione di un genitore o dell’esercente la potestà genitoriale. Qualora si venisse a conoscenza del fatto che i dati personali siano stati forniti da persona minore di età (minore di anni 14) si provvederà all’immediata distruzione degli stessi, riservandosi altresì la facoltà di inibire l’accesso ai servizi disponibili sul sito a qualsiasi utente che abbia nascosto la propria minore età o che abbia comunque comunicato i propri dati personali in assenza del consenso di chi esercita la potestà genitoriale.
In caso di violazione di quanto sopra da parte di un minore di 14 anni, il titolare del servizio non potrà considerarsi responsabile dell’accaduto e non risponderà di richieste di risarcimento di danni diretti e/o indiretti derivanti e conseguenti da tale violazione.
8. Diritti degli Interessati
Gli articoli 15 e seguenti del GDPR conferiscono all’interessato il diritto di ottenere:
la conferma o il diniego dell’esistenza di dati personali relativi all’interessato, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in un formato comprensibile;
indicazione dell’origine dei dati personali, delle loro finalità e modalità del trattamento, della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici e degli estremi identificativi del Titolare;
ggiornamento, rettifica, integrazione, cancellazione, trasformazione in forma anonima o blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali sono stati raccolti e successivamente trattati. La documentazione di tali operazioni, anche relativa al loro contenuto, è portata a conoscenza degli Interessati i cui dati sono stati comunicati o pubblicati, salvo il caso in cui tale compito sia impossibile da eseguire o richieda l’utilizzo di strumenti ovviamente sproporzionati in relazione al diritto concesso.
Inoltre, l’interessato ha diritto di:
opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei propri dati personali, ancorché coerenti con lo scopo della raccolta;
proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali come previsto dal GDPR.
Per conoscere l’elenco dettagliato e costantemente aggiornato dei soggetti ai quali i dati personali dell’Interessato possono essere comunicati ed esercitare i diritti riconosciuti dagli articoli 15 e seguenti del GDPR, ai sensi dell’articolo 12 del GDPR e nei limiti della sezione 2-undecies del Codice della Privacy, l’Interessato può contattare il Titolare del trattamento dei dati ai seguenti recapiti:
Eurotraining S.r.l. – Via B. Bosco 57/9, 16121 Genova Tel .: +39010 42064090 – Email: mail@eurotraining.it
